Hoe Provincie Groningen werkt aan blijvend inzicht op bedrijventerreinen

Projecten komen en gaan. Mensen wisselen van functie. Maar de opgave blijft. Voor Stef Jonker, projectleider Energie bij Provincie Groningen, is dat dagelijkse praktijk. Hij werkt aan twee programma’s: het Ontzorgingsprogramma MKB en het Programma Verduurzaming Bedrijventerreinen. Binnen beide programma’s speelt het borgen van kennis een belangrijke rol. Juist daarom vindt hij het belangrijk dat inzichten, contacten en voortgang niet verdwijnen zodra een project of programma een volgende fase ingaat.

Waar eerder kennis en gegevens verspreid stonden over Teams, Excelbestanden en losse documenten, werkt het OMKB nu met Ecolytics om kennis, contacten en voortgang centraal vast te leggen. Niet alleen om beter samen te werken, maar vooral om ervoor te zorgen dat collega’s en partners kunnen voortbouwen op wat al is gedaan. Of, zoals Stef het zelf zegt: “Je hoeft niet opnieuw te beginnen.”

Van losse informatie naar overzicht

Voordat Ecolytics werd ingezet, werd kennis op verschillende manieren vastgelegd.

Als iemand mij vroeg wie de contactpersoon van een bepaald bedrijventerrein was, moest ik dat ergens gaan opzoeken,” vertelt Stef. “Vroeger hadden we daar een Excelbestand voor, maar de meeste mensen keken daar niet in. Dan stellen ze de vraag alsnog aan mij of aan een collega. Dat kost ontzettend veel onnodige tijd.

Volgens Stef is dat herkenbaar voor veel overheden. Basisgegevens zijn vaak wel aanwezig, maar staan verspreid over verschillende systemen en documenten. Daardoor kost het onnodig veel tijd om kennis terug te vinden en gaan waardevolle inzichten gemakkelijk verloren.

Niet het systeem, maar de manier van werken

Via PVB kwam Provincie Groningen in contact met Ecolytics. Hoewel Stef zichzelf niet direct een liefhebber van CRM-systemen noemt, zag hij wel de voordelen van één centrale plek waar kennis kan worden vastgelegd. Een van de eerste dingen die hem opviel, was dat bedrijfsgegevens eenvoudig via de Kamer van Koophandel kunnen worden opgehaald. Daardoor hoeft niet alle informatie handmatig te worden ingevoerd. Ook de ruimte om gesprekken en bevindingen uitgebreid vast te leggen, ervaart hij als prettig.

Volgens Stef zit de echte uitdaging echter niet in de techniek, maar in de manier waarop mensen ermee werken.“Het systeem kan veel, maar mensen moeten het wel gebruiken.”
Voor hem staat of valt de meerwaarde met het consequent vastleggen en bijhouden van kennis. “De informatie die ik zelf al had, heb ik er ook ingezet. Dan vraag ik aan anderen: waarom doen jullie dat niet? Dat heeft niets met het systeem te maken, maar met de manier waarop mensen ermee omgaan.” Voor de afdeling Energie is dit bovendien de eerste keer dat op deze manier met één centraal systeem wordt gewerkt. Stef hoopt dat dit helpt om kennis niet alleen beter vast te leggen, maar ook een andere manier van samenwerken in gang zet. “Ik hoop dat dit iets in beweging brengt.”

De opgave stopt niet als een project stopt

Voor Stef zit de grootste winst niet in rapportages of dashboards, maar in de continuïteit van het werk. Hij ziet in de praktijk dat projecten een duidelijke looptijd hebben, terwijl de opgave daarna gewoon doorgaat.

Er wordt veel tijd en geld in geïnvesteerd en na drie jaar stopt het project. Het geld is dan op, maar de opgave is er nog steeds. Juist daarom zou het zo handig zijn als je ergens kunt teruglezen wat er eerder is gebeurd. Dat je kunt zien: hier zijn we al geweest, deze gesprekken zijn al gevoerd, of juist: hier moeten we nog een keer langs. Dat is voor mij de echte winst van het borgen van informatie.

Voor Stef zit daar de echte meerwaarde: kennis blijft beschikbaar voor collega’s die later verder werken aan dezelfde bedrijventerreinen. Ecolytics ondersteunt die werkwijze door kennis, contacten en voortgang centraal vast te leggen.

Samen verder bouwen

Dat gebeurt volgens Stef nu al. Wanneer tijdens gesprekken blijkt dat netcongestie op een bedrijventerrein een belangrijk onderwerp is, worden die inzichten gedeeld met collega’s die aan dat thema werken. “Mijn collega kan vervolgens direct verder met dezelfde contacten. Hij weet wie er al is geweest, wie de contactpersonen zijn en heeft meteen de juiste telefoonnummers en e-mailadressen. Hij stapt als het ware in een warm bad.”

Die manier van werken probeert de provincie ook toe te passen bij andere thema’s, zoals vergroening van bedrijventerreinen en mobiliteit. Door kennis, contacten en voortgang centraal vast te leggen, wordt het eenvoudiger om inzichten te delen en op elkaars werk voort te bouwen.

Van rapporteren naar meer inzicht

Op dit moment is Ecolytics voor Provincie Groningen sterk ingericht op de rapportage richting de RVO. Volgens Stef is dat logisch én waardevol.
“Op dit moment is het systeem nog sterk ingericht op de rapportage voor de RVO. Dat is logisch en ook goed. Maar je kunt er veel meer uithalen dan alleen die rapportage.”

Hij ziet vooral kansen om de verzamelde inzichten ook op andere manieren te benutten. Bijvoorbeeld door overzichten te maken van bezochte bedrijven, contactpersonen of bedrijven per bedrijventerrein. Ook het analyseren van thema’s, zoals energie of vergroening, biedt volgens hem waardevolle inzichten.

Je kunt bijvoorbeeld overzichten maken van bedrijven die zijn bezocht, van bedrijven per bedrijventerrein of van belangrijke contactpersonen. Je kunt zien welke bedrijven actief betrokken zijn en welke nog niet. Je kunt zelfs analyseren op thema’s. Op welk bedrijventerrein speelt energie het meest? Waar is vergroening juist belangrijk? Dat soort inzichten zijn interessant.

Samen ontwikkelen

Stef waardeert ook dat het platform zich blijft ontwikkelen en dat vragen en feedback snel worden opgepakt. “Als ik iets doorgeef, wordt daar ook echt iets mee gedaan. Die samenwerking verloopt gewoon heel prettig.” Die wisselwerking tussen gebruikers en ontwikkelaars zorgt ervoor dat het platform steeds beter aansluit op de praktijk.

Niet opnieuw beginnen

Als Stef vooruitkijkt, hoopt hij dat de provincie over een paar jaar beschikt over een goed overzicht van alle bedrijventerreinen. Niet op basis van algemene informatie van internet, maar op basis van de gesprekken die zelf zijn gevoerd.
“Dat je echt weet wat er op een bedrijventerrein speelt.”

Voor Provincie Groningen is kennis daarmee niet iets wat na afloop van een project verdwijnt, maar iets waarop collega’s en samenwerkingspartners kunnen voortbouwen. Binnen die werkwijze wordt Ecolytics gebruikt om kennis, contacten en voortgang centraal vast te leggen, zodat opgebouwde kennis beschikbaar blijft voor een volgende stap.

“Je kunt gewoon verder. Je hoeft niet opnieuw te beginnen. Dat is volgens mij de grootste winst.”

 

Van losse registraties naar gedeeld inzicht. Van inzicht naar impact.

Benieuwd naar de mogelijkheden van Ecolytics voor uw gemeente of bedrijventerrein. Wij vertellen u graag meer.

Lees ook hoe Ecolytics provincies en gemeenten ondersteunt bij bedrijventerreinen. En meer over het team achter Ecolytics leest u hier.